Anders als bei Unternehmern und Selbstständigen gibt es für Privatpersonen nahezu keine verbindlichen Regelungen oder Fristen, wie lange Unterlagen und Dokumente aufgehoben werden müssen. Es ist allerdings sinnvoll und ratsam, sich von Zeit zu Zeit einen Überblick zu verschaffen und gegebenenfalls auch Papiere sicher und umweltgerecht zu entsorgen.
Dennoch empfiehlt es sich, bestimmte Schriftstücke, Formulare oder Papiere längerfristig aufzuheben und die eigene Ablage am besten von Anfang an entsprechend zu strukturieren. So lassen sich im Bedarfsfall, wenn ein Dokument doch einmal benötigt wird, Zeit und vor allem viele Nerven sparen. Nachfolgende Tipps der PSD-Bank stellen eine Orientierungshilfe dafür dar, welche privaten Unterlagen wofür von Bedeutung sein können und wie lange sie sicherheitshalber aufbewahrt werden sollten.
Dokumente im Hinblick auf steuerliche Aspekte
Da in der Regel die meisten Menschen im Zuge der steuerlichen Veranlagung auch eine Einkommensteuererklärung abgeben, sollten selbstverständlich alle Dokumente dahingehend auf ihre Relevanz überprüft und gesammelt werden. Dazu zählen Kaufbelege, Rechnungen oder anderweitige Zahlungsnachweise, aber mitunter auch Kontoauszüge über Versicherungsbeiträge und Vorsorgeaufwendungen. Selbst wenn das Finanzamt Kontobelege für steuerlich abgesetzte Ausgaben lediglich innerhalb von drei Jahren anfordern darf, sollten alle eingereichten Steuerunterlagen inklusive der Steuerbescheide nach Möglichkeit fünf Jahre aufgehoben werden, zumal diese Bescheide im Zuge von Beantragungen staatlicher Förderung wie Eltern- oder Pflegegeld herangezogen werden können. Außerdem sind Steuerbescheide aufgrund noch nicht abschließend geklärter Rechtsprechung häufig nur vorläufig. Auch deshalb empfiehlt es sich zu prüfen, inwieweit dies im individuellen Fall zutrifft und ob diese Dokumente weiterhin aufbewahrt werden sollten.
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Zum Gewährleistungsanspruch gehört der Kaufbeleg
Vor allem beim Kauf oder Erwerb von Produkten oder Gütern sollten die entsprechenden Unterlagen wie Kassenbon, Rechnung oder Kontoauszug mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, bei der Anschaffung preislich höherwertiger Güter aber am besten auch darüber hinaus. Denn in diesem Zeitraum, der allgemein die Dauer der gesetzlichen Gewährleistung umfasst, müssen Kunden den Kauf beziehungsweise den Erwerb entsprechend nachweisen können. Gerade bei sogenannten beweglichen Gütern wie Möbeln oder Elektrogeräten können Verbraucher in dieser Zeit auftretende Mängel beim Händler geltend machen. Dies ist insbesondere wichtig, weil es heutzutage eine Vielzahl abweichender Händler- oder Herstellergarantien gibt, die beispielsweise auf bestimmte Teile oder Eigenschaften eines Produktes eine noch längere Garantiezeit als gesetzlich vorgeschrieben gewähren. Kunden sind also gut beraten, diese Kaufunterlagen inklusive der speziellen Garantieerklärung bis zum Ende der Garantiezeit aufzuheben. So kann man den Kassenbon an die Garantiekarte oder die Bedienungsanleitung heften. Darüber hinaus ist es bei wertvollen Gütern prinzipiell empfehlenswert, einen Kaufbeleg aufzubewahren, sei es für den Fall eines Versicherungsschaden, eines Diebstahls oder selbst für einen späteren Verkauf.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Geht es um eine Immobilie oder um Handwerkerleistungen, gibt es auch für private Verbraucher Fristen in puncto Aufbewahrungspflicht. Denn Handwerkerrechnungen sowie Zahlungsbelege und Kontoauszüge müssen in diesem Fall mindestens zwei Jahre aufgehoben werden. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass die damit verbundene Aufbewahrungsfrist nicht mit dem konkreten Datum der Leistungserbringung, sondern erst nach Ende des Jahres beginnt, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde. Beispiel: Eine im Mai 2011 angefertigte Rechnung muss über die beiden Jahre 2012 und 2013 ganzjährig verfügbar sein und darf frühestens am 1. Januar 2014 entsorgt werden. Handwerkerrechnungen enthalten in der Regel einen entsprechenden Hinweis. Noch länger sollten Unterlagen und die dazugehörenden Rechnungen rund um den Bau, die Sanierung oder Reparaturen an und in Gebäuden beziehungsweise auf einem Grundstück aufbewahrt werden, da der Gesetzgeber bei Mängeln in der Regel eine fünfjährige Verjährungsfrist ab Bauabnahme vorsieht.
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Fristen für Alltagsgeschäfte und Mietvorgänge
Die meisten Menschen hierzulande verfügen über ein oder mehrere Konten. Mit einer dreijährigen Aufbewahrung von Kontoauszügen ist eine Privatperson in den allermeisten Fällen auf der sicheren Seite. Das gilt nicht nur gegenüber dem Finanzamt, sondern auch so genannte Alltagsgeschäfte wie der Einkauf von Haushaltsgegenständen, Möbeln oder Geräten unterliegen in der Regel einer dreijährigen Verjährungsfrist. Diese Frist hat aber nichts mit Gewährleistungsansprüchen, sondern rein formal nur mit dem kaufmännischen Geschäftsvorgang des Erwerbs zu tun. Das ist wichtig, um zum Beispiel die Begleichung einer Rechnung nachzuweisen. Auch im Hinblick auf Miete und Nebenkostenabrechnungen sollten die Kontoauszüge mindestens drei Jahre nach Ende eines Mietverhältnisses als Beleg für geleistete Zahlungen oder auch bezüglich offener Forderungen aufbewahrt werden. Für andere regelmäßige Zahlungsvorgänge wie den Unterhalt hingegen gelten Kontoauszüge sogar noch bis zu vier Jahre als Nachweis.
Alles, was etwas länger läuft und dauert
Gerade langjährige Verträge oder Unterlagen sollte man langfristig und sicher verwahren. Geht es darüber hinaus um Rentenansprüche, Gehaltsunterlagen oder individuelle Sparraten und Darlehensverträge empfiehlt es sich im Einzelfall sogar, diese als Kopie an einem externen Ort – beispielsweise bei anderen Familienmitgliedern – zusätzlich aufzubewahren. Das gilt auch für Dokumente, deren Wiederbeschaffung im Bedarfsfall sehr aufwändig und mitunter auch kostenintensiv ist. Dazu zählen neben Geburts- und Heiratsurkunde, wichtige Zeugnisse und Qualifikationsnachweise, der Pass oder Führerschein, aber auch Kraftfahrzeugschein und -brief. Auch notarielle Unterlagen könnten in diesem Zusammenhang wichtig sein. Für Belege über Geldanlagen und Kredite gilt, dass diese selbstverständlich über die gesamte Vertragslaufzeit aufbewahrt werden. Versicherungsdokumente sollten ruhig für mögliche Rückfragen oder Forderungen bis zu ein Jahr nach Ende der Laufzeit verwahrt werden. Ganz wichtig ist es, alle Nachweise rund um Ausbildungs- und Arbeitszeiten mindestens bis zur Klärung und Bestätigung der persönlichen Rentenansprüche aufzubewahren, denn hier geht es langfristig um die Sicherung der Lebensqualität im Alter. Für juristisch relevante Unterlagen wie Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten gilt sogar die Empfehlung, diese 30 Jahre lang zu verwahren. Wichtig ist in jedem Fall, sich eine geeignete Struktur für eine bequeme Ablage zu schaffen, die jederzeit ohne „großes Suchen“ den Zugriff auf wichtige persönliche Dokumente und Unterlagen zu verwahren.
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